ALARMAS Y NOTIFICACIONES

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El módulo de Contratación, cuenta con una gran cantidad de Alarmas y Notificaciones que permiten realizar el seguimiento de los Procesos y Contratos desde su inicio con el registro de los Estudios Previos hasta la Liquidacion del Contrato.

1. ROLES: La Administración de notificaciones y alarmas cuenta con una parametrización de Roles, los cuales identifican a que personas debe ir dirigido cada correo electronico:

1. Responsable del Proceso
2. Coordinador Grupo
3. Supervisor
4. Abogado
5. Coordinador Contratos
6. Secretario General
7. Tecnico Legalización

2. NOTIFICACIONES: Las notificaciones se enviaran por correo electronico en el momento de registrar una transacción en el sistema. Cada notificacion tiene asociado los roles a quienes va dirigido el mensaje.

1. Solicitud de Reparto: Se enviara esta notificación en el momento de generar la Version No. 1 por parte del Responsable. Esta notificación solicitar al Coordinador de Contratos que se realice la asignacion de un abogado al proceso.

2. Notificacion de Reparto: Se enviara esta notificación en el momento de realizar la Asignacion del Abogado para notificar al responsable y al Abogado de la asignación a un proceso de Estudios Previos.

3. Notificacion de Revisión de Estudios Previos por el Abogado: Se enviara esta notificación en el momento en que el Abogado genere la versión No. 2 con las observaciones y modificaciones a los estudios previos.

4. Notificacion de Revisión de Estudios Previos por el Responsable: Se enviara esta notificación en el momento en que el Responsable genere la versión No. 3 con las observaciones y modificaciones realizadas por el abogado corregidas

5. Notificacion de Aprobacion del Abogado: Se enviara esta notificacion cuando el Abogado realice la aprobación de los Estudios Previos.

6. Notificacion de Aprobacion del Comite: Se enviara esta notificacion cuando el Abogado registre la aprobación de los Estudios Previos por parte del Comite de Contratación.

7.Cierre de Proceso: Se enviara esta notificación cuando el Responsable realice el Cierre y Numeración del Estudio Previo

8. Notificacion de Cronograma: Se enviara esta notificación una vez el abogado haya registrado las fechas limite del proceso de Seleccione y realice la aprobación del Cronograma.

9. Registro Comite Evaluador: Se enviara esta notificacion cada vez que el Abogado realice el registro de un integrante del Comite Evaluador.

10. Registro de Contrato: Se enviara esta notificación cada vez que el Abogado realizce el registro de un nuevo contrato con los datos generales del mismo.

11. Legalizacion de Contrato: Se enviara esta notificación una vez el Tecnico de Legalización realice la Legalización de un Contrato.

12. Modificacion de Supervision: Se enviara esta notificacion cada vez que sea realizada una modificación al supervisor del contrato, informandole al nuevo supervisor que ha sido asignado a un contrato.

13. Registro de Solicitud: Se enviara esta notificación cada vez que se registre una solicitud de modificacion (Adicion, Prorroga, Cesion, Suspension, etc...) a un contrato.

14. Registro de Solicitud de Liquidación: Se enviara esta notificación cada vez que se registre una solicitud de Liquidación al Contrato.

3. ALARMAS: Las alarmas se enviaran por correo electronico en tiempo real dependiendo del control de tiempos asignado para cada proceso del modulo. Cada notificacion tiene asociado los roles a quienes va dirigido el mensaje y el limite de tiempo para el cual debe ser generada la alarma.

1. Alerta Pendiente Reparto: Se enviara esta alarma si pasado el tiempo estimado, el Coordinador del grupo de Contratos no ha asignado un abogado.

2. Alerta Pendiente Segunda Version: Se enviara esta alarma si pasado el tiempo estimado, el Abogado no ha generado la version No. 2 con las observaciones al estudio previo.

3. Alerta Pendiente Tercera Version: Se enviara esta alarma si pasado el tiempo estimado, el Responsable no ha generado la version No. 3 con las correcciones a las observaciones del Abogado.

4. Alerta Pendiente Aprobación Abogado: Se enviara esta alarma si pasado el tiempo estimado el Abogado no ha registrado la aprobacion de los Estudios Previos

5. Alerta Pendiente Aprobación Comite: Se enviara esta alarma si pasado el tiempo estimado el Abogado no ha registrado la aprobacion de los Estudios Previos por parte del Comité de Contratación

6. Alerta Pendiente Cierre Proceso: Se enviara esta alarma si pasado el tiempo estimado, el Responsable del Proceso no ha realizado el Cierre y Numeración del Estudio Previo.

7. Alerta Pendiente Inicio Proceso: Se enviara esta alarma si pasado el tiempo estimado, el Abogado no ha registrado el inicio del proceso de Seleccion.

8. Alerta Vencimiento Seguimiento Etapas: Se enviara esta alarma con un numero definido de dias de anticipacion antes de vencerse una Etapa del proceso de Seleccion y si pasada la fecha limite aun no se ha registrado la Etapa en el sistema.

9. Alerta Pendiente Legalizacion Contratos: Se enviara esta alarma si pasado el tiempo estimado, el Tecnico no ha registrado la legalizacion del contrato.

10. Alerta de Vencimiento de Prorroga: Se enviara esta alarma con un numero definido de dias de anticipacion antes de se cumpla el plazo de terminación de una Prorroga.

11. Alerta de Terminacion: Se enviara esta alarma con un numero definido de dias de anticipacion antes de que se cumpla la fecha de terminación del Contrato

12.. Alerta de Liquidacion: Se enviara esta alarma con un numero definido de dias de anticipacion antes de que se cumpla la fecha limite para la Liquidación del Contrato

4. ADMINISTRACION DE LAS ALARMAS: A continuacion se detalla para cada una de las notificaciones y alarmas, los Roles a quien se envian y los dias de acuerdo a como corresponda.